Gestión del Conocimiento

Que es la gestión documental

Entender la gestión documental puede tener un impacto muy positivo en su empresa. Aquí, definiremos las bases sobre que es la gestión documental y el archivo de documentos todo ello pensado en las necesidades de los procesos de las empresas.

Definición de Gestión Documental:

La Gestión Documental es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin una solución de gestión documental, su empresa ya captura, almacena y recupera documentos cada día. Para muchas organizaciones, este proceso consume mucho tiempo y a menudo se ignoran las posibilidades de mejorar el proceso.

¿Qué soluciona un sistema de gestión documental?

Estos documentos pueden estar en diferentes formatos o sistemas. También el destino de los documentos pueden ser departamentos distintos, un contrato tiene que almacenarse en el departamento legal, en cambio un formulario puede ir a un departamento específico.

En otros casos la documentación conjunta con referencia al mismo registro, podría estar dispersa en diferentes departamentos: un contrato en el archivo del departamento legal, el albarán en el almacén, la aceptación de la orden en el departamento de proyectos. De esta forma tenemos diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones físicas y que gestionan documentación relacionada.

¿Qué pasa si algo funciona mal con el pedido? ¿Dónde podemos encontrar todos los documentos para que podamos revisar el contrato, mirar el albarán de entrega para asegurarse de que todos los materiales fueron entregados, mirar a la aceptación del departamento, mirar la factura y determinar si se pagó? Sin todos los documentos implicados en el proceso, puede tomar mucho tiempo resolver un problema. Esto supone perder el valioso tiempo de varias personas de su empresa buscando documentos.

¿Qué es la gestión documental y como trabaja con los documentos?

Según la definición de un sistema de gestión documental, este realiza la captura y organización de todos los documentos para facilitar la tarea de encontrar la información en la empresa. Los documentos en papel son escaneados con destino el sistema de gestión documental, por parte del responsable gestor documental.

Los documentos son archivados y catalogados por el departamento, proveedor, número de pedido o cualquier otro concepto que tenga sentido para su empresa.

A diferencia de las carpetas en un sistema de archivos, los sistemas de gestión documental archivan los documentos en carpetas electrónicas que pueden ser indexadas por múltiples datos. Esto ofrece a los usuarios la capacidad de buscar y recuperar documentos en base a diferentes criterios.

¿Qué se consigue con un sistema de gestión documental?

Con un sistema de gestión documental, se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central. También se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos.

Con un sistema de gestión documental, los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información. Esto cambia el enfoque del problema de la recuperación de documentos, para que las personas solo se preocupen de realizar trabajo productivo para su empresa. 

Gestión de derechos de Propiedad intelectual

Uno de los aspectos más destacados de la reforma, ha sido la modificación del régimen aplicable a las entidades de gestión colectiva de derechos de propiedad intelectual, cuya justificación, según reza en la exposición de motivos, es mejorar el sistema en lo que se refiere a la eficiencia y transparencia. Para ello se ha previsto la incorporación de distintas medidas que se pueden clasificar en tres tipos: definición de las obligaciones de las entidades de gestión; definición de infracciones y sanciones por incumplimiento; y definición del ámbito de competencias de la Administración General de Estado y de las Comunidades Autónomas, respecto de las actividades de control y vigilancia.

En gran medida, esta situación fue debida a la falta de definición del ente encargado de realizar las funciones de control y vigilancia, por un problema de atribución de competencias entre la Administración General del Estado y las Comunidades Autónomas, lo que ocasionó un vacío y permitió a las entidades de gestión un margen de actuación amplio.

En relación con la definición de las obligaciones, el nuevo texto legal incorpora un catálogo en donde se detallan tanto aquellas que atañen a la relación con sus propios asociados, como las que la vinculan con las Administraciones Públicas, destacando la introducción de mecanismos de rendición de cuentas.

Sin lugar a dudas, la definición de las obligaciones puede dotar al sistema de mayor eficacia, pero hemos de tener presente que el problema principal no era la inexistencia de un catálogo bien definido de obligaciones sino la falta absoluta de control de las actividades que realizaban las entidades de gestión de derechos de propiedad intelectual.

Esta situación es antigua y se arrastra desde hace muchos años, de hecho, ya había sido puesta de manifiesto en el año 2002, cuando se elaboraron las propuestas de modificación de la Ley de Propiedad Intelectual, para incorporar en nuestro ordenamiento jurídico la Directiva 2001/29/CE, relativa a la armonización de determinados aspectos de los derechos de autor y derechos afines a los derechos de autor en la sociedad de la información, cuyo principal objetivo era la adaptación de la normativa analógica a la era digital, en aplicación de los Tratados de la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual de 1996.

Ya en esta época, se constató que había un vacío importante en cuanto a las actividades de control y vigilancia de las entidades de gestión de derechos de propiedad intelectual y, en particular, sobre las cantidades recaudadas y el destino de los fondos. Para paliar esta situación, un documento que se denominó borrador de anteproyecto de ley, elaborador por el Ministerio de Educación Cultura y Deporte, en noviembre de 2002, proponía una serie de medidas a adoptar en relación con las actividades de las entidades de gestión, sin embargo, no tuvo éxito y el proyecto de modificación posterior, eliminó todas las medidas propuesta en este ámbito.

A pesar del tiempo transcurrido, debemos celebrar que finalmente la Ley de Propiedad Intelectual, introduzca un sistema que permita el control de las actividades de las entidades de gestión de derechos de propiedad intelectual y establezca mecanismos para hacer una gestión más transparente y eficaz. Sobre todo en este momento, en el que se han creado nuevos derechos de gestión colectiva obligatoria, lo que incrementarán la actividad y la recaudación que obtendrán las entidades de gestión colectiva de derechos de propiedad intelectual.

Otro aspecto que destacamos de la reforma, es el relativo las funciones de mediación, arbitraje y determinación de tarifas por parte de la Sección Primera de la Comisión de Propiedad Intelectual. La instauración de mecanismos de negociación y resolución de controversias en relación con la fijación de tarifas será un gran avance si logran hacerlo operativo, así que hemos de esperar a ver su evolución y funcionamiento, ya que los antecedentes en este sentido no son remarcables.

Por último, el régimen sancionador impuesto a las entidades de gestión en relación con el cumplimiento de sus obligaciones es muy severo, ya que contempla duras sanciones que pueden conllevar la inhabilitación para operar como entidad de gestión en caso de incurrir en alguno de los supuestos tipificados como muy graves y elevadas multas, que pueden suponer hasta el 2% de la recaudación o en su defecto, se fijaran entre los 800.000€ o 400.001€.

A pesar de que las reformas que comentamos eran necesarias, hemos de decir que no han sido del agrado de todos, ya que según ha sido difundido por diversos medios informativos, las entidades de gestión conjuntamente con el PSOE, han presentado un recurso ante el Tribunal Constitucional contra la reforma de la Ley de Propiedad Intelectual, básicamente contra el sistema de recaudación de la copia privada con cargo a los presupuestos generales del Estado y por la implementación del sistema de ventanilla única que se impone a la entidades de gestión.