Gestión del Conocimiento

Es el proceso por el que se busca construir de manera consciente, conformar y explicar el cuerpo de conocimientos dentro de la organización

Son las actividades encaminadas a la adquisición, almacenamiento, diseminación y utilización del conocimiento por parte de los empleados para alcanzar los objetivos de la organización_.

Otra definición es el proceso por el cual una organización, facilita la trasmisión de informaciones y habilidades a sus empleados, de una manera sistemática y eficiente. Es importante aclarar que las informaciones y habilidades no tienen por qué estar exclusivamente dentro de la empresa, sino que pueden estar o generarse generalmente fuera de ella.

Este matiz final es muy importante. Generalmente la mayoría de las empresas identifican gestión del conocimiento solamente con la información y habilidades internas de la empresa, lo que se conoce como Business Intelligence o inteligencia empresarial. De esta forma casi todos los esfuerzos se orientan a canalizar la información y habilidades que ya posee una organización centrándose en la eficiencia de los procesos de comunicación interna a través de la implantación de sistemas como CRM, ERP y un CMI

Esto ha sido tradicionalmente así porque siempre ha sido mucho más fácil controlar los volúmenes de información interna que la información externa que se encuentra fuera de la organización que es más difícil de encontrar, buscar, seleccionar y organizar.

Auditoria del Conocimiento

Es la primera y la más importante etapa de una iniciativa de gestión de conocimiento (GC).

Examina los recursos de conocimiento y su uso: cómo y porqué se adquiere, accede, disemina, comparte y usa el conocimiento.

Hay organizaciones realizan iniciativas de GC medir previamente si la organización está lista o no_.

Algunas preguntas que debe resolver la auditoría son:

·         ¿Qué conocimiento necesita la organización para apoyar su negocio?

·         ¿Dónde está el conocimiento en la organización?

·         ¿Cómo fluye el conocimiento dentro de la organización?

·         ¿Cómo se captura, almacena e intercambia el conocimiento?

·         ¿Cómo se ha hecho visible ese conocimiento?

·         ¿Cómo las personas mantienen actualizado dicho conocimiento?

·         ¿Cómo es definido el conocimiento en la organización?

·         ¿Cómo se crea el conocimiento en la organización?

La auditoría del conocimiento constituye la base para el análisis inicial en la definición de una estrategia a lo largo y ancho de la empresa en materia de gestión del conocimiento; permite identificar soluciones relevantes a la fuerza de trabajo de la organización. La auditoría, en sí misma, consiste en un proceso de identificación del conocimiento que la dirección considera crítico para el éxito del negocio, y luego estudia la audiencia para asegurarse de que se ha identificado cualquier vacío o redundancia de conocimiento. La auditoría es la primera y la más importante etapa de una iniciativa de gestión de conocimiento, examina los recursos de conocimiento y su uso, cómo y por qué se adquiere, accede, disemina y comparte.

La auditoría del conocimiento es el proceso mediante el cual se realiza un diagnóstico en una organización para precisar qué conocimiento existe, quién lo posee, cómo se crea, dónde se almacena, cómo fluye entre sus miembros y cómo se utiliza; es decir, hace un estudio del conocimiento organizacional y de cómo se gestiona.

Herramientas

Existen diversas herramientas de apoyo para realizar una auditoría del conocimiento dentro de una organización. Algunas de ellas son el inventario, los flujos y el mapa del conocimiento, los cuales se describen a continuación.

Inventario del conocimiento

El inventario del conocimiento consiste en la identificación sistemática del conocimiento de una organización. Al ser éste a menudo tácito, el inventario generalmente está formado por “apuntadores a las personas” en lugar de por el conocimiento mismo. Un repositorio de conocimiento proporciona el medio para capturar el conocimiento explícito (y a veces tácito) para un acceso que no sea en tiempo real.

Flujos del conocimiento

El objetivo primario del flujo es permitir la transferencia de capacidad y experiencia de donde se encuentra hacia donde se necesita a través del tiempo, el espacio y su distribución geográfica. El problema es que el conocimiento no está uniformemente distribuido dentro de la empresa.

Mapa del conocimiento

Un mapa identifica fuentes, flujos, restricciones y huecos de conocimiento dentro de una organización. Es un apoyo para entender cómo se mueve tanto el conocimiento explícito (codificado) como el tácito, mostrando la importancia y las relaciones entre las fuentes de conocimiento y su dinámica.

Los elementos básicos de un mapa de conocimiento están compuestos por los diferentes actores involucrados en el en-torno donde se desea elaborar el mapa. Esto comprende los elementos formales de la organización, definidos a través de las distintas unidades organizacionales, equipos de proyecto, individuos, etcétera, pero también existen artefactos importantes que deben ser considerados cuan-do se definen los flujos. Éstos pueden ser documentos, informes creados para ser leídos o herramientas de software, como un sistema de aviso de errores. Estos elementos constituyen los nodos básicos del mapa.
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